Mengelola pelatihan karyawan di tengah tuntutan bisnis yang terus berkembang bisa menjadi tantangan besar. Di satu sisi, perusahaan perlu memastikan timnya memiliki keterampilan yang relevan untuk mendukung kinerja. Di sisi lain, anggaran pelatihan seringkali menjadi kendala yang sulit diatasi. Namun, kini Anda tidak perlu memilih antara kualitas dan efisiensi.
Mengapa anggaran pelatihan penting?
Anggaran untuk pelatihan karyawan sangat penting karena merupakan investasi langsung dalam sumber daya manusia, yang merupakan aset paling berharga bagi bisnis. Pelatihan yang efektif membantu karyawan memperoleh keterampilan baru, beradaptasi dengan teknologi baru, dan tetap relevan dengan perubahan pasar yang cepat.
Tentunya hal ini akan berdampak langsung pada produktivitas, inovasi, dan kepuasan kerja tim, yang pada gilirannya menyebabkan kinerja perusahaan menjadi lebih baik. Anggaran yang tidak memadai dapat menyebabkan stagnasi kemampuan karyawan, penurunan semangat karyawan, dan kehilangan daya saing di pasar. Dengan anggaran yang tepat, organisasi dapat membuat program pelatihan yang relevan, terukur, dan sesuai dengan kebutuhan tim. Perencanaan anggaran pelatihan yang baik membantu perusahaan menghemat uang dalam jangka panjang dan membangun fondasi untuk pertumbuhan dan keberlanjutan perusahaan di masa depan.
Cara menentukan anggaran untuk pelatihan karyawan
1. Identifikasi Kebutuhan Pelatihan
Langkah pertama dalam menganggarkan pelatihan adalah memahami kebutuhan spesifik karyawan atau tim. Identifikasi area yang memerlukan pengembangan, seperti peningkatan keterampilan teknis, manajerial, atau adaptasi terhadap teknologi baru. Survei karyawan, evaluasi kinerja, dan analisis kebutuhan organisasi dapat memberikan gambaran yang jelas tentang program pelatihan yang diperlukan. Dengan mengetahui kebutuhan ini, perusahaan dapat mengalokasikan anggaran pada program yang benar-benar relevan.
2. Tetapkan Tujuan Pelatihan
Setelah kebutuhan teridentifikasi, langkah selanjutnya adalah menentukan tujuan pelatihan. Apakah bertujuan untuk meningkatkan produktivitas, efisiensi, atau kepuasan pelanggan? Tujuan yang jelas memberikan arah dalam merancang program pelatihan serta memastikan bahwa anggaran yang dialokasikan akan memberikan hasil yang terukur dan sesuai dengan prioritas bisnis.
3. Tentukan Anggaran Total
Mengalokasikan anggaran untuk pelatihan karyawan memerlukan perencanaan yang matang. Perusahaan perlu menentukan berapa porsi anggaran yang dapat digunakan untuk mendukung kebutuhan pelatihan, baik untuk jangka pendek maupun panjang. Penting untuk memastikan bahwa anggaran ini cukup untuk mencakup kebutuhan strategis tanpa mengorbankan alokasi dana untuk operasional lainnya.
4. Pilih Metode Pelatihan yang Efisien
Berbagai metode pelatihan dapat dipertimbangkan, seperti pelatihan in-house, pelatihan online, atau outsourcing ke pihak ketiga. Setiap metode memiliki kelebihan dan kekurangan, sehingga penting untuk memilih yang paling efisien dan sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, pelatihan online melalui platform seperti BLMS dari karier.mu dapat menjadi alternatif hemat biaya karena mengurangi kebutuhan akan perjalanan atau penyewaan lokasi.
5. Perkirakan Biaya Program Pelatihan
Perusahaan harus memperhitungkan semua komponen biaya yang terkait dengan pelatihan, seperti materi pelatihan, biaya pelatih, lokasi, perjalanan, serta waktu yang diperlukan. Perkiraan ini harus mencakup potensi biaya tersembunyi, seperti penggantian tugas bagi karyawan yang sedang mengikuti pelatihan. Dengan perhitungan yang tepat, perusahaan dapat menghindari pembengkakan anggaran.
6. Prioritaskan Program Berdasarkan Dampaknya
Tidak semua program pelatihan memiliki dampak yang sama pada kinerja karyawan atau bisnis. Oleh karena itu, penting untuk memprioritaskan program berdasarkan urgensi dan nilai strategisnya. Jika anggaran terbatas, fokuskan pada program yang memberikan dampak terbesar dan paling mendukung tujuan organisasi.
7. Monitoring dan Evaluasi Program
Setelah pelatihan dilaksanakan, penting untuk memantau penggunaan anggaran dan mengevaluasi efektivitas program. Apakah pelatihan mencapai tujuan yang diinginkan? Dengan monitoring yang tepat, perusahaan dapat mengukur hasil investasi pelatihan dan melakukan penyesuaian anggaran untuk program berikutnya jika diperlukan.
8. Manfaatkan Teknologi untuk Efisiensi Biaya
Teknologi dapat menjadi alat yang ampuh untuk menekan biaya pelatihan. Platform pelatihan digital atau blended learning memungkinkan perusahaan memberikan pelatihan berkualitas dengan biaya yang lebih rendah. Karyawan dapat belajar kapan saja dan di mana saja, sehingga mengurangi kebutuhan untuk perjalanan, akomodasi, atau penyewaan tempat. Dengan cara ini, perusahaan dapat mengalokasikan anggaran dengan lebih efisien tanpa mengurangi kualitas pelatihan.
Baca Juga: Manfaat Mengikuti Sales Training untuk Meningkatkan Peluang Karier
Berapa rata-rata besaran biaya anggaran pelatihan?
Besarnya anggaran yang harus dikeluarkan untuk pelatihan karyawan pada umumnya sangat bervariasi tergantung pada beberapa faktor, seperti industri, ukuran perusahaan, jenis pelatihan, serta kebutuhan spesifik organisasi. Berikut adalah beberapa gambaran umum:
1. Persentase dari Pendapatan Perusahaan
Rata-rata, perusahaan mengalokasikan sekitar 1% hingga 5% dari pendapatan tahunan untuk pelatihan dan pengembangan karyawan. Angka ini bisa lebih tinggi untuk industri yang membutuhkan keterampilan teknis yang kompleks, seperti teknologi atau manufaktur.
2. Biaya Per Karyawan
Studi menunjukkan bahwa rata-rata perusahaan menghabiskan sekitar 17juta hingga 20juta per karyawan per tahun untuk pelatihan, tergantung pada jenis pelatihan dan kebutuhan keterampilan. Untuk perusahaan kecil, biaya ini mungkin lebih rendah, sedangkan untuk perusahaan besar atau multinasional, anggaran per karyawan bisa lebih tinggi.
3. Jenis Pelatihan yang Dilakukan
Pelatihan online atau e-learning biasanya lebih hemat biaya, dengan kisaran 1 juta–5juta per karyawan, tergantung pada platform dan materi pelatihan.
In-house training dengan pelatih internal dapat lebih murah, namun memerlukan waktu dan sumber daya tambahan. Outsourcing atau pelatihan eksternal seperti sertifikasi profesional sering kali lebih mahal, bisa mencapai 20juta atau lebih per karyawan untuk program spesialisasi tertentu.
4. Industri Spesifik
Industri teknologi informasi, keuangan, atau medis cenderung memiliki anggaran pelatihan lebih besar karena kebutuhan akan pembaruan keterampilan yang terus menerus.Industri seperti ritel atau manufaktur mungkin mengalokasikan anggaran yang lebih rendah karena kebutuhan pelatihan sering kali bersifat operasional.
5. Skala Pelatihan
Pelatihan berskala besar yang mencakup seluruh tim atau divisi biasanya lebih hemat biaya per peserta, dibandingkan pelatihan yang dirancang khusus untuk individu.
Tips memaksimalkan anggaran pelatihan
Mengelola anggaran pelatihan secara bijak adalah kunci untuk memastikan pengembangan keterampilan karyawan tanpa membebani keuangan perusahaan. Dengan strategi yang tepat, perusahaan dapat memaksimalkan hasil pelatihan sekaligus meminimalkan pengeluaran. Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda memaksimalkan anggaran pelatihan:
1. Manfaatkan Teknologi Digital
Rata-rata, perusahaan mengalokasikan sekitar 1% hingga 5% dari pendapatan tahunan untuk pelatihan dan pengembangan karyawan. Angka ini bisa lebih tinggi untuk industri yang membutuhkan keterampilan teknis yang kompleks, seperti teknologi atau manufaktur.
2. Fokus pada Pelatihan Prioritas
Identifikasi kebutuhan pelatihan yang paling mendesak dan berdampak besar pada kinerja perusahaan. Prioritaskan pelatihan yang dapat meningkatkan efisiensi operasional atau mendukung pencapaian target strategis. Ini membantu memastikan bahwa anggaran digunakan untuk program yang benar-benar relevan.
3. Gunakan Sumber Daya Internal
Manfaatkan keahlian karyawan internal untuk menjadi pelatih atau fasilitator pelatihan. Selain lebih hemat biaya dibandingkan mendatangkan pelatih eksternal, pendekatan ini juga memungkinkan perusahaan untuk menyampaikan materi yang spesifik sesuai kebutuhan organisasi.
4. Adakan Pelatihan Bersama
Berkolaborasi dengan perusahaan lain atau asosiasi industri untuk mengadakan pelatihan bersama. Cara ini dapat membantu membagi biaya pelatihan sekaligus memperluas jaringan dan berbagi pengetahuan antar perusahaan.
5. Gunakan Materi Pelatihan yang Fleksibel dan Daur Ulang
Pilih modul pelatihan yang dapat digunakan kembali atau disesuaikan untuk berbagai kebutuhan. Materi yang dirancang secara fleksibel memungkinkan perusahaan menggunakannya untuk kelompok karyawan yang berbeda, sehingga mengurangi biaya untuk pelatihan baru.
6.Gunakan Sistem Pembayaran Fleksibel dengan BLMS Karier.mu
Sistem pembayaran fleksibel dari platform BLMS Karier.mu menawarkan solusi pembayaran yang sangat fleksibel untuk pelatihan karyawan, di mana biaya pelatihan dihitung berdasarkan penggunaan pagu atau poin yang dipilih peserta sesuai dengan kebutuhan mereka.
Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk mengendalikan anggaran pelatihan secara lebih efisien, karena biaya hanya dikeluarkan sesuai dengan jumlah pelatihan yang diambil oleh setiap karyawan. Perusahaan dapat menyesuaikan pengeluaran pelatihan secara lebih tepat, sambil memberikan fleksibilitas kepada karyawan untuk memilih pelatihan yang sesuai dengan pengembangan keterampilan mereka. Untuk informasi lebih lanjut dan diskusi lebih lanjut mengenai solusi ini, yuk pelajari lebih lanjut di BLMS Karier.mu.
