Profesi admin atau administrasi merupakan salah satu peran yang penting dalam operasional sehari-hari sebuah perusahaan.
Tanpa kehadiran seorang admin, aktivitas kantor bisa berjalan kurang terorganisir, yang berdampak pada efektivitas kerja secara keseluruhan.
Admin adalah tenaga kerja yang bertugas mengurus tata kelola administrasi perusahaan. Tugas admin perusahaan biasanya mencangkup mengelola dokumen perusahaan, membuat laporan, menyiapkan agenda kantor, hingga mengatur keuangan.
Dalam artikel ini Karier.mu akan membahas secara mendalam tentang job deskripsi admin dan kompetensi yang wajib dimiliki untuk menjalankan profesi ini dengan baik.
Tugas dan Tanggung Jawab Admin Perusahaan
Seorang admin bertanggung jawab untuk mendukung operasional kantor agar berjalan lancar. Tugas-tugas mereka biasanya berbeda tergantung divisi atau bidang pekerjaan. Tugas admin sekretaris kantor dengan admin keuangan bisa berbeda tergantung kebutuhan.
Namun secara umum, berikut adalah beberapa tugas utama yang biasanya menjadi bagian dari job deskripsi seorang admin:
1. Mengelola Dokumen dan Arsip
Admin bertugas mengelola dokumen perusahaan, baik dokumen fisik maupun digital. Ini mencakup pengarsipan, pengelompokan, dan memastikan bahwa dokumen mudah diakses jika dibutuhkan. Ketelitian sangat penting dalam pekerjaan ini untuk menghindari kehilangan data penting.
Pelatihan Karier.mu: Microsoft Office bagi Admin Perkantoran
2. Menyusun dan Memproses Laporan
Menyusun laporan seperti laporan keuangan, laporan kegiatan, atau laporan bulanan adalah tanggung jawab admin. Mereka juga sering terlibat dalam memproses data mentah menjadi informasi yang terstruktur dan mudah dipahami.
3. Menangani Komunikasi Internal dan Eksternal
Admin sering menjadi perantara komunikasi antara berbagai departemen dalam perusahaan, serta dengan pihak eksternal seperti klien atau vendor. Hal ini mencakup menjawab telepon, membalas email, dan menjadwalkan pertemuan.
4. Mengatur Jadwal dan Kalender
Admin membantu menyusun jadwal untuk manajer, karyawan, atau seluruh tim. Mereka bertanggung jawab untuk memastikan tidak ada jadwal yang bentrok dan semua kegiatan direncanakan dengan efisien.
Baca Juga: 10 Pekerjaan Terbaik untuk Lulusan SMA/SMK, Bisa Sukses Gapai Karier Impian!
5. Mendukung Pengadaan Barang dan Jasa
Dalam banyak perusahaan, admin juga terlibat dalam pengadaan barang seperti perlengkapan kantor atau jasa tertentu. Mereka memastikan kebutuhan perusahaan terpenuhi sesuai anggaran yang ditetapkan.
6. Mengelola Administrasi Keuangan
Beberapa admin memiliki tanggung jawab terkait keuangan, seperti mengelola petty cash, mencatat pengeluaran, atau membuat invoice. Pekerjaan ini membutuhkan keterampilan akurasi dan ketelitian yang tinggi.
Pelatihan Karier.mu: Menangani Tugas Administratif Online Shop
7. Mengorganisir Acara atau Kegiatan Kantor
Kegiatan seperti rapat besar, pelatihan, atau perayaan perusahaan sering memerlukan bantuan admin untuk memastikan semuanya berjalan lancar. Tugas ini melibatkan perencanaan logistik dan detail-detail kecil yang mempengaruhi kesuksesan acara.
Kompetensi yang Harus Dimiliki oleh Admin
Untuk menjalankan tugasnya secara efektif, seorang admin perlu memiliki beberapa kompetensi berikut:
1. Keterampilan Organisasi yang Baik
Admin harus mampu mengelola banyak tugas sekaligus dan menjaga agar semuanya tetap berjalan sesuai jadwal. Keterampilan organisasi membantu mereka menjaga dokumen dan informasi tetap teratur.
2. Kemampuan Komunikasi yang Efektif
Karena sering menjadi penghubung antara berbagai pihak, admin perlu memiliki kemampuan komunikasi verbal dan tertulis yang baik. Hal ini memastikan pesan tersampaikan secara jelas tanpa terjadi kesalahpahaman.
Baca Juga: Rahasia Tampil Percaya Diri dengan Pelatihan Prakerja Taktik Komunikasi
3. Kemampuan Multitasking
Seorang admin seringkali dihadapkan dengan berbagai pekerjaan yang harus diselesaikan dalam waktu bersamaan. Kemampuan multitasking memungkinkan mereka menyelesaikan banyak tugas tanpa mengorbankan kualitas kerja.
4. Keterampilan Teknologi
Admin modern wajib menguasai berbagai perangkat lunak kantor seperti Microsoft Office, Google Workspace, dan sistem manajemen dokumen. Familiaritas dengan teknologi ini meningkatkan efisiensi kerja.
Baca Juga: Menguasai Digital Skill: 7 Keterampilan Digital yang Dibutuhkan di Segala Bidang
5. Teliti dan Detail-Oriented
Ketelitian sangat penting untuk memastikan dokumen yang dikelola bebas dari kesalahan. Kesalahan kecil, seperti salah ketik atau kehilangan data, dapat berdampak besar pada perusahaan.
6. Kemampuan Manajemen Waktu
Seorang admin harus mampu mengatur waktu mereka sendiri dengan baik, mengingat banyaknya tugas yang harus dikerjakan. Manajemen waktu yang baik membantu mereka menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.
7. Sifat Proaktif
Admin yang proaktif tidak hanya menunggu instruksi, tetapi juga mengambil inisiatif untuk menyelesaikan masalah atau meningkatkan efisiensi. Sikap ini sangat dihargai oleh perusahaan.
Baca Juga: Profesi dan Karier Data Entry: Gaji, Tugas Tanggung Jawab dan Skills
Gaji Admin Perusahaan di Indonesia
Dikutip dari berbagai sumber, gaji admin di Indonesia untuk level pemula, senior, dan manajer bervariasi tergantung pada pengalaman, perusahaan, lokasi kerja yang memengaruhi UMP, dan industri tempat bekerja. Berikut adalah rincian rata-rata gajinya:
- Admin kantor: Rp 3.000.000 – Rp 4.000.000 per bulan.
- Admin finance: Rp 2.000.000 – Rp 4.100.000 per bulan.
- Admin sistem: Rp 6.000.000 – Rp 9.000.000 per bulan.
- Manajer administrasi: Rp 11.500.000 – Rp 14.500.000 per bulan.
Gaji ini bisa lebih tinggi lagi jika bekerja di perusahaan besar atau multinasional, atau di kota-kota besar seperti Jakarta, Surabaya, atau Bandung.
Untuk sukses dalam dunia administrasi, yuk tingkatkan kompetensi dan keahlian administrasi bersama Karier.mu. Di Karier.mu Anda bisa mendapatkan pelatihan online maupun offline yang langsung dibimbing oleh mentor profesional di bidangnya. Check pelatihan menarik dari Karier.mu/program selengkapnya di sini!
-RDRP-
0 Comments