Ketika menjadi manajer baru, ada banyak tantangan yang akan dihadapi. Hal ini bukan hanya tanggung jawab seputar tugas dan pekerjaan saja, tetapi juga peran dalam komunikasi dan tanggung jawab terhadap orang-orang yang akan kita pimpin. 

Menurut John J. Gabarro, dalam artikel berjudul “When a New Manager Takes Charge”, tantangan dan proses adaptasi yang dihadapi oleh manajer baru ketika pertama kali mengambil peran manajerial untuk menguasai tugasnya tidaklah instan. 

Perjalanan ini terdiri dari beberapa tahap yang memerlukan waktu, ketelitian, dan dukungan yang cukup. Meskipun banyak yang berasumsi bahwa seorang manajer bisa langsung sukses dengan modal keterampilan manajemen umum, nyatanya pengalaman dan pemahaman industri sebelumnya sangat berpengaruh terhadap kesuksesan seorang manajer baru.

Dalam artikel ini, karier.mu akan membahas apa saja tantangan yang akan dihadapi dan bagaimana tipsnya untuk mengatasi tantangan tersebut. 

Tahapan Proses dalam Mengambil Alih Tugas Manajerial

Gabarro mengidentifikasi lima tahapan penting dalam proses adaptasi yang dilalui manajer baru, yaitu:

  • Taking Hold: Manajer baru mulai mempelajari lingkungan kerja, mengamati struktur organisasi, dan memahami tugas utama yang perlu segera diatasi. Ini adalah fase penting untuk mulai mempersiapkan perubahan.
  • Immersion: Manajer semakin mendalami observasi terhadap tim dan tugasnya. Mereka menghabiskan lebih banyak waktu untuk memahami budaya kerja, hubungan interpersonal, dan tantangan yang dihadapi oleh organisasi.
  • Reshaping: Setelah cukup memahami konteks, manajer mulai melakukan perubahan yang lebih bermakna untuk meningkatkan efisiensi atau memperbaiki kinerja tim.
  • Consolidation: Dalam tahap ini, perubahan yang telah dilakukan disatukan dan diintegrasikan dengan budaya kerja yang ada, sehingga menghasilkan dampak jangka panjang.
  • Refinement: Manajer menyempurnakan proses, strategi, dan kebijakan yang telah berjalan untuk memastikan stabilitas dan efektivitas di seluruh lini.

Tahapan ini memperlihatkan bahwa proses belajar dan pengambilan tindakan bagi seorang manajer baru berlangsung berulang kali. Sebelum melakukan perubahan besar, manajer perlu benar-benar memahami dinamika organisasi yang akan dipimpinnya.

Baca Juga: Ingin Mulai Karier Manajerial? Catat Skills, Strategi, dan Tantangannya Ini!

Faktor Penting yang Harus Diperhatikan Saat Baru Menjadi Manajer

Dalam menjalani tugas dan tanggung jawabnya, manajer baru akan menghadapi beberapa tantangan, mulai dari pekerjaan yang semakin banyak dan kompleks hingga komunikasi dengan banyak individu dan tim. Menurut Gabarro, saat menjadi manajer baru, inilah beberapa hal penting yang harus diperhatikan:

1. Pentingnya Pengetahuan Industri dan Pengalaman Sebelumnya

Dalam penelitiannya, Gabarro menemukan bahwa pengalaman di industri terkait berperan besar dalam kesuksesan manajer baru. Manajer yang sudah berpengalaman dalam industri yang sama, atau insider, dapat lebih cepat melakukan perubahan signifikan dalam enam bulan pertama dan jarang menghadapi kendala besar dalam pengambilan keputusan. 

Sebaliknya, manajer yang berasal dari luar industri tersebut membutuhkan waktu lebih lama untuk beradaptasi dengan konteks baru, menghadapi lebih banyak tantangan, dan lebih mungkin mengalami kegagalan.

2. Pentingnya Hubungan Kerja yang Kuat

Keberhasilan seorang manajer baru sangat dipengaruhi oleh kemampuan membangun hubungan kerja yang baik. Manajer perlu menjalin relasi yang efektif dengan atasan, rekan kerja, dan bawahan untuk memastikan komunikasi yang lancar dan dukungan yang cukup dalam menjalankan tugasnya. 

Berdasarkan temuan Gabarro, dalam banyak kasus kegagalan manajer baru, masalah interpersonal dan kurangnya kesepahaman dengan pihak-pihak terkait menjadi penyebab utama. Oleh karena itu, keterampilan membangun relasi yang sehat dan memahami dinamika tim menjadi sangat penting dalam menjalankan tugas manajerial.

Baca Juga: Bisa Jadi Manajer Sebelum 27 Tahun? Cek Persiapannya di Sini!

3. Krisis Identitas dan Gaya Kepemimpinan

Banyak manajer baru menghadapi konflik antara gaya kepemimpinan pribadi mereka dan ekspektasi organisasi, terutama dalam pengambilan keputusan serta pengelolaan tim. 

Untuk mengatasi hal ini, manajer perlu mengenali dan menyelaraskan harapan mereka dengan harapan orang-orang di sekitar mereka dalam organisasi. Memahami ekspektasi ini akan membantu manajer menjalankan peran dengan lebih efektif dan mengurangi risiko konflik yang dapat menghambat kinerja.

4. Memahami Durasi Waktu yang Dibutuhkan untuk Sukses

Penelitian Gabarro juga menyoroti bahwa menjadi manajer yang sukses membutuhkan waktu rata-rata dua hingga dua setengah tahun. Waktu ini mencakup proses memahami organisasi, membangun strategi, dan menerapkan perubahan yang dapat memberi dampak nyata. 

Hal ini menunjukkan bahwa adaptasi dalam peran manajerial tidak terjadi dengan cepat dan memerlukan kesabaran serta pendekatan yang hati-hati.

Tips Adaptasi di Tempat Kerja bagi Manajer Baru

Beradaptasi di tempat kerja baru sebagai seorang manajer memerlukan kombinasi antara pemahaman lingkungan kerja, kemampuan interpersonal, dan kepemimpinan yang efektif. Berikut beberapa cara yang bisa membantu Anda beradaptasi lebih cepat:

1. Kenali Tim dan Budaya Kerja

Luangkan waktu untuk mengenal anggota tim dan memahami budaya kerja yang ada. Temui mereka secara individual untuk mengenal tugas, tujuan, dan tantangan yang mereka hadapi. Ini dapat membantu membangun hubungan baik serta mengetahui dinamika dan potensi dalam tim.

2. Pelajari Kebijakan dan Prosedur Perusahaan

Sebagai manajer, memahami kebijakan dan prosedur perusahaan sangat penting untuk menjalankan peran Anda dengan baik. Ini juga mencakup SOP dan kebijakan internal yang berlaku. Jika ada pelatihan onboarding, manfaatkan kesempatan itu untuk mempelajari berbagai aspek terkait.

3. Dengarkan dan Amati Terlebih Dahulu

Meskipun Anda memiliki pengalaman, penting untuk mendengarkan lebih banyak di awal. Amati cara tim bekerja, gaya komunikasi, dan sistem kerja yang ada. Ini membantu mengidentifikasi area yang bisa diperbaiki tanpa mengganggu hal-hal yang berjalan dengan baik.

Baca Juga: Cara Menjadi Seorang Manajer, Ini Rahasianya!

4. Bangun Kepercayaan

Kepercayaan sangat penting untuk kepemimpinan. Jadilah transparan, komunikatif, dan adil dalam setiap keputusan. Kepercayaan akan membantu dalam mendapatkan dukungan dari tim saat Anda membuat perubahan atau menetapkan target.

5. Tetapkan Ekspektasi dengan Jelas

Setelah memiliki pemahaman yang baik tentang kondisi tim dan budaya kerja, tetapkan ekspektasi yang jelas kepada tim. Hal ini membantu agar setiap anggota tim mengetahui tanggung jawab dan standar kerja yang diharapkan.

6. Terbuka Terhadap Masukan

Sampaikan kepada tim bahwa Anda terbuka terhadap masukan. Ini menunjukkan sikap rendah hati dan menghargai kontribusi mereka. Terbuka terhadap feedback juga akan membantu Anda memahami bagaimana Anda dapat memperbaiki pendekatan kepemimpinan.

7. Buat Strategi Jangka Pendek dan Panjang

Susun strategi untuk pencapaian jangka pendek dan panjang sesuai dengan visi perusahaan. Dengan target yang terukur, Anda bisa memotivasi tim sekaligus menunjukkan kemajuan kepada atasan Anda.

8. Manajemen Stres dan Fleksibilitas

Transisi ini mungkin menimbulkan tantangan, terutama karena Anda juga harus menunjukkan performa sejak awal. Kelola stres dengan baik dan tetap fleksibel dalam menghadapi perubahan atau situasi tak terduga.

Dengan fokus pada komunikasi, kolaborasi, dan adaptasi, Anda bisa membangun fondasi yang kokoh di tempat kerja baru serta memperoleh kepercayaan dan dukungan dari tim Anda.

Baca Juga: Catat, Ini Modul Dasar Leadership Training yang Penting agar Tidak Salah Pilih!

Pentingnya Pelatihan bagi Manajer Baru

Artikel ini memberikan pandangan bahwa pelatihan sangat diperlukan untuk mendukung manajer baru dalam menghadapi peran dan tanggung jawab mereka. Dalam proses adaptasi, pelatihan bisa berfokus pada pengembangan keterampilan interpersonal, kemampuan mengelola ekspektasi, serta pemahaman yang mendalam tentang dinamika organisasi. 

Khusus bagi manajer yang belum memiliki pengalaman di industri yang relevan, pelatihan ini dapat memberikan fondasi yang kuat untuk memudahkan adaptasi. Selain pelatihan formal, penyediaan mentor atau dukungan khusus sangat disarankan agar manajer baru dapat mengatasi tantangan dengan lebih baik dan membuat keputusan yang efektif di setiap tahap.

Pada akhirnya, pelatihan yang tepat akan meningkatkan kepercayaan diri dan kemampuan manajer dalam menavigasi perubahan organisasi, membuat keputusan strategis yang lebih tepat, dan meminimalisir konflik. Dengan manajer yang mampu beradaptasi dan efektif, kinerja organisasi akan mengalami peningkatan yang berkesinambungan.

Kamu bisa mengikuti pelatihan untuk manajer baru di Karier.mu lewat program Fundamentals of Manager. Program ini juga menyediakan kesempatan untuk berjejaring dan menggunakan kerangka kerja yang fleksibel dan praktis untuk membangun keterampilan manajemen yang efektif. Yuk, cari tahu informasi Fundamentals of Manager Training Karier.mu, sekarang juga! -RDRP-